Você é daquelas pessoas que começa uma agenda nova todo mês de Janeiro, só pra vê-la abandonada no começo de Março? Tentou planners, Bullet Journals e fica meio perdida com o que marcar? Tem horas que evita se organizar porque não quer os mínimos detalhes da sua vida programados; e outras horas acha que não tem nada a marcar? Depois de muitos anos desperdiçando agendas e planners fixos, eu migrei para o sistema de Bullet Journal em busca de mais flexibilidade — mas mesmo assim percebi que existiam algumas “confusões” nas anotações que impediam que ele me ajudasse de verdade.
No último ano, acabei percebendo que boa parte do que me atrapalhava era a dificuldade de diferenciar alguns conceitos. Não basta ser capaz de criar um símbolo visual para cada um deles como os praticantes de Bullet Journaling estão acostumados, se a natureza de cada atividade fica confusa.
Rotinas/Hábitos
Palavras-chave: Repetição e Contexto.
É aqui que a coisa complica para a maior parte das pessoas. Nessa categoria entram todos os nossos “rituais pessoais” — a sequência de procedimentos realizados para concluir alguma coisa — por exemplo: rotinas de beleza, rotinas matinais,rotinas noturnas, todos os procedimentos envolvidos em “Colocar a casa em ordem” etc.
Idealmente, rotinas não deveriam entrar numa programação diária para não inflar a lista de coisas que temos que fazer a parecer que estamos mais sobrecarregados do que realmente estamos. Rotinas viram bons “checklists”, aquelas listas de verificação que contém todas as etapas e procedimentos para a realização de uma determinada coisa, mas geram muito “entulho” em agendas, planners e BuJos em geral.
Levando em consideração nossas palavras-chave,
“repetição” e
“contexto”, uma boa maneira de lidar com as Rotinas e Hábitos é por meio de folhas de acompanhamento e os já mencionados checklists. Por exemplo: se você quer adotar o hábito de fazer exercícios diariamente, será mais útil criar uma página de verificação de exercícios, do que marcar diariamente na agenda “fazer exercícios”. O mesmo é válido para Rotinas — especialmente as da casa. Se toda segunda-feira, por exemplo, você limpa a cozinha, será mais produtivo ter uma lista de verificação em um lugar fixo marcando tudo o que deve fazer (por exemplo: varrer, passar pano, retirar os ítens vencidos da geladeira etc.) do que marcar ítem a ítem como uma tarefa a ser realizada. Assim, na sua ferramenta de planejamento você pode marcar apenas “Rotina de Casa para Segunda-feira” — se ficar em dúvida do que fazer, recorra ao checklist.
Compromissos
Palavras-chave: Data, Horário e LOCAL.
Em um mundo ideal, compromissos são as únicas anotações que realmente deveriam estar em uma agenda, por exemplo. Compromissos envolvem 03 elementos fundamentais: Data, Horário e Local. Consultas, Reuniões, Eventos, por exemplo, são exemplos de compromissos — normalmente, os únicos cuidados mais especiais em relação aos compromissos é que devemos considerar o tempo de deslocamento para o local em questão (e o deslocamento de volta) como parte do tempo necessário em agenda — e em alguns casos, verificar se existe algum ítem que deve ir conosco (exames, materiais, cadernos etc.).
Quando avançamos no mundo do planejamento, organização e produtividade — ou pelo menos tentamos — começamos a perceber que algumas tarefas, por exemplo, devem começar a ser planejadas como compromissos, com sessões de trabalho específicas com data, horário e local (algo muitas vezes identificado como “blocar tempo na agenda”). Isso garante que a tarefa foi pensada realmente num contexto de execução, e não apenas como um desejo solto para o Universo, esperando com muita positividade que dê certo.
Deadlines
Palavras-chave: Data, Horário e ENTREGA.
Deadline é a data-limite ou prazo máximo para a realização ou entrega de uma atividade. Muita gente confunde o impacto delas no planejamento tanto com os compromissos quanto com as tarefas — e é aqui que as coisas complicam e os prazos estouram. Diferente dos compromissos, as deadlines geralmente envolvem a entrega de alguma coisa: um trabalho, um relatório etc. E para que essa entrega seja possível, muito provavelmente muitas tarefas precisam ser realizadas. Um exemplo bem simples é um trabalho escolar. Ele tem uma data, um horário e uma entrega (o trabalho em si). Mas não adianta marcar isso na agenda, no planner ou no BuJo — toda deadline requer tarefas prévias: você precisa pesquisar o tema, reunir materiais, redigir um rascunho, passar o texto a limpo, formatar, imprimir etc. Marcar apenas a data-limite sem destrinchar como essa entrega vai ficar pronta, é onde a gente costuma se dar mal.
Outra coisa que não adianta — e da qual eu fui culpada por vários anos — é ficar marcando essa deadline na agenda/planner/BuJo repetidamente, todo dia, para não esquecer daquilo e imaginando que a simples pressão da ideia vai fazer com que você se comprometa a fazer — sem saber ao certo s detalhes do que precisa ser feito, sem saber quando você vai alocar o tempo necessário pra fazê-lo e tudo mais. Deadlines, geralmente, são sinônimos de projetos, de maior ou menor porte, e como tais precisam de pelo menos uma meia hora com papel e caneta na mão, tentando estabelecer o que deverá ser entregue, o que precisa ser feito pra que isso aconteça e que recursos (pessoas e materiais) são necessários para que isso aconteça. Sem isso, ou é um desejo ou você está sobrecarregando em muito a cabeça — e não aproveitando o potencial do seu caderninho em lhe ajudar.
Tarefas
Palavras-chave: Trabalho, Execução e TEMPO.
Por exclusão dos outros três conceitos, fica fácil avaliar o que é e o que não é uma tarefa. Essencialmente, as tarefas referem-se a execução do trabalho em si, e precisam de tempo para serem executadas. Por exemplo, em uma rotina de “Arrumação do Quarto”, provavelmente teremos tarefas como “Arrumar a cama”, “Dobrar as roupas”, “Tirar o pó” etc. Algumas tarefas levam poucos minutos, outras mais, e a somatória desses tempos é que irá determinar quanto tempo será necessário para executar a Rotina de “Arrumação do Quarto”. Nesse caso, em específico, por serem tarefas de alta repetição e com um contexto especifico, elas ficam melhores em uma anotação de rotinas — mas mesmo assim, acho que deu para entender.
Boa parte dos problemas com tarefas vem dessa desconexão do fato de que tarefas são o trabalho de fato, uma execução que consome tempo. Há alguns meses eu comecei a “blocar” meus períodos de tempo diário. Por exemplo: eu acordo diariamente as 06 da manhã e vou dormir as 22:00 (nas anotações, na vida real é da meia noite pra frente, rs) — então eu sei que tenho 16 horas no dia. Quando começo a descontar os blocos de tempo necessários para cuidar da filha, levar na escola, preparar almoço e jantar etc., você começa a perceber quanto tempo “livre” tem mesmo no dia. Se você tem 04 horas por dia, não adianta fazer uma linda lista de tarefas com dez itens que levam cada um pelo menos uma hora para ser executada. Esse é o tipo de coisa que leva apenas a frustração e faz a gente achar que “tentar se organizar não adianta”.
Sigo em frente, pra frente eu vou…
Mesmo que a maior parte desses conceitos possam ser complicados a princípio — especialmente para quem nunca utilizou um método de organização mais complexos do que listar todas essas coisas juntas para não esquecer — nada impede de começar assim mesmo. O método Bullet Journal mesmo, oferece um “framework” — um modelo de pensamento — que serve para você organizar as tarefas, os compromissos, as entregas e tudo mais… Mas se você conseguir perceber e customizar esses modelos para o seu dia a dia, para algo que funcione melhor para você, ainda melhor. A finalidade de tudo isso é tornar a vida mais prática e fluida; não dominar profissionalmente qualquer metodologia.
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